A kako da sve stignem kada ne mogu produljiti dan? – Vještina UPRAVLJANJA VREMENOM

Svakodnevno možemo sami sebe „uloviti“ kako komentiramo vrijeme i vlastitu raspoloživost izjavama poput „Nemam vremena za…“, „Kada bi dan imao 36 sati, i to bi mi bilo premalo!“, „Stišću me rokovi.“, „Samo da imam još dva sata više prijepodne, bilo bi prezentacija gotova.“, „Datum za predaju zadatka je preblizu, a posla previše!“ i sl.

Činjenica je da svi mi funkcioniramo unutar vremenskog okvira, kako u akademskom ili studentskom životu (na primjer, raspored predavanja ili smjena na studentskom poslu,  rok za predaju seminarski rad ili polaganje ispita), tako i u privatnom (odlasci  na trening, druženje s prijateljima, aktivnosti relaksacije, odlazak liječniku itd.). Istovremeno, nije ni uvijek točno da nedostaje vremena u obavljanju zadataka, već se ponekad radi o tome da svojim vremenom ne upravljamo učinkovito.

Upravljanje vremenom je sposobnost određivanja radnih prioriteta, učinkovitog rada i prikladnog delegiranja. Također ju smatramo vještinom koja se može naučiti i razvijati te njeno korištenje ne znači pronaći sat „viška“ u danu ili raditi dulje, već djelovati pametnije, brže, jednostavnije i učinkovitije. Usvajanjem vještine upravljanja vremenom postižu se bolji rezultati, veće je zadovoljstvo vlastitim angažmanom, manje smo pod stresom, imamo više vremena na raspolaganju za one aktivnosti u kojima uživamo, a isto tako i smanjujemo vjerojatnost pojave odlaganja izvršavanja zadataka.

Usvajanje vještine učinkovitog upravljanja vremenom obuhvaća nekoliko koraka koji su opisani u grafičkom prikazu u nastavku.

O vještini postavljanja ciljeva već smo pisali, stoga ćemo se u nastavku teksta više posvetiti drugim segmentima upravljanja vremenom. Posljednji korak u nizu ponekad predstavlja najveći izazov u upravljanju vremenom jer podrazumijeva značajan stupanj samodiscipline i samoregulacije.

Kako biste osvijestili koliko vremena u danu provodite u određenim aktivnostima i saznali je li nedostatak vremena za sve studentske obaveze istina ili mit, pozivamo vas da ispunite sljedeći zadatak!

Analizirajte na što trošite svoje vrijeme tijekom dana kroz nekoliko jednostavnih koraka. Za to vam je potreban prazan papir, pregled sati u danu (24 sata) te pribor za pisanje u boji.

  1. Za početak, na komadu praznog papira detaljno zapišite fiksne obaveze (npr. predavanja, seminari, auto-škola, trening, škola stranih jezika, kuhanje i konzumiranje obroka i sl.), dodatne aktivnosti koje vas čekaju ili ih imate u planu (primjerice, posjet liječniku, druženje s prijateljima, spremanje stana, odlazak na izložbu itd.), aktivnosti slobodnog vremena ili „vremena za sebe“ te aktivnosti koje nisu predviđene i dovode vas do prekida u radu.
  2. Svakom tipu aktivnosti dodijelite jednu boju. Primjerice, crvena može predstavljati prisustvovanje nastavi, žuta učenje, narančasta odlazak na trening, plava spavanje i odmor itd.
  3. Na vremenskom okviru dana, označite svaki sat onom bojom koja vam predstavlja ono što uobičajeno radite tada. Ukoliko vam se raspored svakodnevno mijenja i dinamičan je, razmislite na koji način najčešće provodite svoj dan te po istom principu obojite sate.
  4. Pogledajte rezultat i pokušajte odgovoriti na pitanja: Ispunjavate li svoje vrijeme aktivnostima koje su vam najvažnije? Koje boje prevladavaju? Koje bi trebale biti zastupljenije?

Možete biti precizniji i napisati koliko sati u danu provedete u određenim aktivnostima. U kojim aktivnostima provodite najviše vremena u danu, a u kojima najmanje? Je li vrijeme posvećeno učenju dostatno za ostvarenje ocjena kojima stremite? Općenito gledajući, jeste li zadovoljni s načinom provođenja ili raspodjele vremena u danu? Kada biste mogli nešto mijenjati, što bi to bilo?

S ciljem olakšavanja planiranja svih obaveza, predlažemo vam korištenje „To-do“ lista.  One mogu biti semestralne (na početku semestra upišite u kalendar sve rokove kolokvija, seminara, zadaća, projekata ili ispita kako biste imali pregled nad njima te se mogli pravovremeno posvetiti radu, a poželjno je dopunjavati ih tijekom semestra), mjesečne (unesite sve fiksne obaveze vezane uz studiranje poput odlazaka na predavanja, vježbe, seminare, ali i ostale aktivnosti iz područja slobodnog vremena ili dodatnog rada na sebi), tjedne (u tablice ili tjedni planer navedite konkretne aktivnosti po danima uz trajanje istih) te dnevne (upišite dnevne obaveze uz procjenu vremena potrebnog za njihovu realizaciju, a trebale bi sadržavati aktivnosti iz tjednog rasporeda te one koje nisu izvršene prethodnih dana).

Ne zaboravite kako je za učinkovito upravljanje vremenom važno dobro procijeniti koliko je vremena potrebno za izvršenje pojedinog zadatka i planirati ga. Također, važno je unaprijed promisliti o svim koracima za realizaciju zadataka (svojevrsnom akcijskom planu), uključujući i pripremne radnje koje često zanemarimo ili su nam nevidljive, a potencijalno mogu oduzeti veliku količinu vremena. Primjerice, za planiranu aktivnost „učenja za ispit“, potrebno je planirati vrijeme i za pronalazak  literature za pripreme ispita, prikupljanje informacija o očekivanjima od strane profesora i kriterijima polaganja, osiguravanje adekvatnog i mirnog mjesta za rad i dr.

Paretovo pravilo 80/20 govori nam da je 80% naših postignuća u danu realizirano u samo 20% našeg vremena. No, što je s preostalih 80% vremena?

Značajan korak u upravljanju vremenom čini i određivanje prioriteta. Zadaci i obaveze koje imate na svom popisu nemaju istu važnost, stoga je poželjno poredati ih po hitnosti ili važnosti njihova izvršavanja. Postavljanje prioriteta pomaže da vrijeme i energiju koristimo učinkovito te je jedan od načina identificiranja zadataka kojima se moramo najviše posvetiti (ili koji moraju biti prvi realizirani). Postoje različiti načine i tehnike za određivanje prioriteta, kao što su matrica „Hitno-Bitno“, ABCDE metoda, analiza posljedica i sl.

S ciljem kvalitetnijeg prakticiranja vještine učinkovitog upravljanja vremenom, predlažemo vam nekoliko dodatnih smjernica:

  • Zadatke koji zahtijevaju visok stupanj koncentracije planirajte za doba dana u kojem najbolje funkcionirate i kada je najmanja vjerojatnost prekida rada.
  • U sate učenja obavezno planirajte i kratke pauze od 10-ak minuta te ih provedite aktivno. Primjerice, prošećite, razgibajte se, zaplešite.
  • Otkrijte koji su vaši „gutači“ ili “kradljivci vremena“, a oni mogu biti gledanje TV-a, provjeravanje statusa na društvenim mrežama ili e-mailova, razgovor s prijateljima. Ne dopustite da vas odmaknu od aktivnosti ili otežavaju započinjanje istih.
  • Efikasno se nosite s prekidima u radu, posebice kada su u pitanju manje prioritetni zadaci.
  • Ne odlažite započinjanje aktivnosti jer time taj proces postaje sve teži i manje ste motivirani.
  • Naučite motivirati sami sebe. Rascjepkajte zadatke u manje cjeline i osmislite sitne nagrade za njihovo ispunjavanje. Iako se smatra kako motivacija treba prethoditi izvršavanju zadataka, ona raste započinjanjem aktivnosti i ostvarivanjem rezultata.
  • Izbjegavajte „multitasking“. Ponekad nam se čini privlačnom ideja odrađivanja više zadataka istovremeno, no ovakav način je neučinkovit jer pojedinac provede više vremena u prebacivanju između zadataka te postoji rizik da se isti naprave neadekvatno. Stoga, vodite se pravilom „Manje je više.“.

Literatura:

  • Dierdorff, E. C. (2020). Time Management Is About More Than Life Hacks. https://hbr.org/2020/01/time-management-is-about-more-than-life-hacks (Pristupljeno: 2.3.2023.g.)
  • Kanar, C. C. (2011). The confident Student. Wadsworth: Cengage Learning.
  • Maksimović, I. i Uremović, D. (2008). Akademske vještine. Banja Luka: Panevropski univerzitet “Apeiron”.

Uz interne materijale članica Kabineta za podršku studentima i razvoj karijera te Odgojnog savjetovališta.